Ratgeber

Tagesablauf für die Hochzeit planen

Ein guter Tagesablauf merkt man am Tag nicht: Alle wissen, wann sie wo sein sollen, und ihr müsst niemandem etwas erklären. Dafür braucht es einen Plan, der früh grob steht, mit der Zeit genau wird und am Ende bei jedem ankommt, der ihn braucht.

In drei Etappen zum Ablauf

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   Die Eckpunkte · Sobald Location und Datum stehen

   Wann beginnt die Trauung, wann der Empfang, wann das Essen, wann ist Schluss? Diese Zeiten brauchen eure Gäste schon für die Einladung.

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   Die Einzelheiten · Nach den Gesprächen mit den Dienstleistern

   Ankunft der Fotografin, Aufbau der Musik, Servierzeiten, Reden, Fahrten. Jetzt füllt sich der Tag, und es zeigt sich, wo es eng wird.

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   Der endgültige Plan · Ein bis zwei Wochen vorher

   Der Ablauf geht an Trauzeugen, Location und Dienstleister. Danach ändert ihr nur noch, was sich wirklich ändert.

Wie viel Zeit was braucht

Richtwerte für die Planung. Fragt eure Standesbeamtin, eure Traurednerin oder euer Pfarramt nach der Dauer bei euch.

Standesamtliche Trauung

etwa 20 bis 30 Minuten

Freie Trauung

etwa 30 bis 45 Minuten

Kirchliche Trauung

etwa 45 bis 60 Minuten

Gratulation und Gruppenfoto

rund 30 Minuten

Sektempfang

eineinhalb bis zwei Stunden, gern mit Paarfotos zur gleichen Zeit

Puffer zwischen großen Blöcken

15 bis 30 Minuten

Sechs Dinge, die den Tag entspannt machen

• Puffer einplanen

  Fast alles dauert länger als gedacht: das Ankleiden, die Gratulation, der Weg zum Auto. Plant zwischen den großen Blöcken 15 bis 30 Minuten ein, die nicht verplant sind.

• Fahrten ernst nehmen

  Liegen Trauung und Feier an verschiedenen Orten, rechnet die Fahrt großzügig. Eine Gruppe braucht länger als ein einzelnes Auto, und Gäste müssen auch noch parken.

• Familienfotos gleich nach der Trauung

  Dann sind alle noch da und ordentlich angezogen. Legt vorher fest, welche Gruppen es geben soll, und bittet jemanden aus der Familie, die Leute zusammenzurufen.

• Paarfotos ins schöne Licht

  Viele Fotografinnen und Fotografen legen die Paarfotos in die Zeit vor Sonnenuntergang. Fragt nach, wann das an eurem Datum ist, und plant den Abend darum herum.

• Reden mit der Küche abstimmen

  Reden passen gut vor das Essen oder zwischen die Gänge. Sprecht die Zeiten mit dem Catering ab, damit der Hauptgang nicht kalt wird.

• Auch die kleinen Dinge aufschreiben

  Umziehen, kurz durchatmen, die Ringe übergeben, das Trinkgeld bereitlegen: Was nicht im Plan steht, vergisst man am Tag am ehesten.

Mehr als ein Tag

Viele Hochzeiten dauern länger als einen Tag: ein Get-together oder Polterabend am Vorabend, das Standesamt an einem eigenen Termin, ein Brunch am Morgen danach, das Aufräumen. Plant diese Tage im selben Ablauf. Eure Gäste sehen dann auf einen Blick, an welchem Tag sie wo sein sollen, und ihr behaltet den Überblick über das ganze Wochenende.

Wer welchen Teil des Ablaufs braucht

Ein Ablauf für alle ist entweder zu lang für die Gäste oder zu dünn für die Fotografin. Besser bekommt jeder seinen Teil:

Eure Gäste

Wann und wo sie sein sollen, was sie anziehen und an welchen Tagen etwas los ist. Getting Ready und Aufbau gehören nicht dazu.

Trauzeugen und Familie

Wer sich worum kümmert und wen sie anrufen, wenn etwas hakt. Wer am Tag koordiniert, braucht fast den ganzen Ablauf.

Fotografie und Musik

Ihre Einsatzzeit, die Adresse, eine Ansprechperson vor Ort und die Momente, die sie nicht verpassen dürfen: Einzug, Ringtausch, Torte, Eröffnungstanz.

Catering und Location

Aufbau, Servierzeiten, Mitternachtssnack und wann welcher Raum gebraucht wird.

Der Tagesablauf in Joylin

In Joylin plant ihr alle Tage an einer Stelle. Bei jedem Punkt legt ihr fest, wer sich kümmert und wer ihn kennen muss: alle Gäste, nur die Gäste der Feier, eure Trauzeugen, eure Location, Dienstleister oder nur ihr zwei. Jeder Hinweis bekommt seinen eigenen Empfänger, so ausführlich, wie ihr wollt. Für jede Person seht ihr den Ablauf mit ihren Augen, mit Einsatzzeit und Ansprechperson. Die Punkte für eure Gäste stehen von selbst auf eurer Hochzeitswebsite, nach Tagen geordnet.

Häufige Fragen

Wann sollte der Tagesablauf fertig sein?

Die Eckpunkte, also Beginn der Trauung, Empfang und Essen, sollten feststehen, bevor die Einladungen rausgehen. Den endgültigen Ablauf gebt ihr ein bis zwei Wochen vor der Hochzeit an Trauzeugen, Location und Dienstleister.

Wie viel Puffer brauchen wir?

Zwischen großen Blöcken 15 bis 30 Minuten. Besonders nach der Trauung und vor dem Essen verschiebt sich gern etwas. Ein Puffer, der am Ende frei bleibt, ist entspannte Zeit für eure Gäste.

Sollen unsere Gäste den ganzen Ablauf sehen?

Nein. Gäste brauchen nur, was sie selbst betrifft: wann sie wo sein sollen und was sie erwartet. Getting Ready, Aufbau und Absprachen mit Dienstleistern bleiben unter euch und den Beteiligten.

Wer behält am Hochzeitstag den Überblick?

Am besten eine Person, die nicht ihr selbst seid: Trauzeugin, Trauzeuge oder jemand aus der Familie. Sie kennt den ganzen Ablauf, ist für Dienstleister erreichbar und hält euch den Rücken frei.

Was kostet der Tagesablauf bei Joylin?

Nichts. Der Tagesablauf gehört wie Aufgaben, Budget, Gästeliste bis 40 Personen und eure Hochzeitswebsite zum kostenlosen Einstieg.

Auch im Ratgeber: Sitzplan für die Hochzeit erstellen · Hochzeit beim Standesamt anmelden · Freie Trauung planen